Política de Almacenamiento y Retención Documental

Política institucional de almacenamiento para expedientes PAD.

Versión: 1.0 (1)
Vigencia: 12 de octubre de 2026 a las 10:25
Responsable: Universidad Técnica Estatal de Quevedo
Contacto: uteqenlinea@uteq.edu.ec

Lectura guiada

Cómo se guardan los documentos

La política de almacenamiento describe con detalle dónde se guardan los archivos PDF, quién puede acceder, cómo se protege el repositorio, cuánto tiempo se conserva la información y qué ocurre cuando termina el proceso.

Si necesita ubicar un archivo, revise primero el expediente y luego la matriz documental, porque el sistema conserva cada documento vinculado a la sección exacta donde fue cargado.

Explica que los documentos se almacenan en repositorios privados institucionales y no en carpetas públicas del navegador ni en enlaces abiertos sin control.

Detalla qué perfiles pueden previsualizar, descargar, revisar o auditar un archivo, y deja constancia de que el acceso depende del alcance de la asignación.

Aclara que el sistema mantiene trazabilidad, respaldo y versionamiento para evitar pérdida de información o modificaciones no autorizadas.

Indica que la retención documental sigue la normativa institucional aplicable, incluyendo conservación, depuración segura y preservación de evidencias relevantes.

Política de Almacenamiento y Retención

PAD almacena expedientes digitales únicamente en formato PDF, con control de acceso por rol, validación de tamaño, trazabilidad de carga y respaldos institucionales.

Reglas base

Cada archivo debe ser PDF.
El tamaño máximo por archivo es 7 MB.
El acceso es privado por defecto y no se publica en rutas abiertas.
Cada subida queda asociada a la cuenta, al expediente y al momento exacto de carga.

Acceso y resguardo

Los visores y descargas dependen del rol institucional y del alcance de asignación.
El almacenamiento se realiza en repositorios privados con control administrativo.
Los archivos mantienen historial de carga, reemplazo y observación documental.

Retención

La conservación del expediente responderá a los periodos de control institucional y obligaciones regulatorias aplicables. Cuando el plazo termine, la eliminación o depuración de archivos se ejecuta de forma segura para conservar únicamente la evidencia que la norma exija mantener.

Retención

La retención responde a necesidades institucionales y de auditoría.

Seguridad

Los archivos se almacenan en buckets privados con control de acceso.